Quando la forma è importante !!!
Con IdeaAzienda® potrai creare qualsiasi tipo di documento commerciale..
L’ area commerciale di IdeaAzienda® prevede al suo interno diversi moduli per la gestione dei documenti commerciali, di vendita, di acquisto, di controllo qualità, di produzione, ecc.
Ogni modulo permette la generazione di documenti specifici per l’area di riferimento ed ogni documento è definito attraverso un modello di funzionamento. Tale modello permette la definizione dei campi e delle informazioni da utilizzare all’interno del documento stesso, rendendo molto semplice l’inserimento di documenti differenti ma basati sulla stessa interfaccia e modalità operativa. E’ possibile associare ad ogni documento altre informazioni più o meno specifiche per il tipo di documento; tra le informazioni disponibili troviamo la gestione delle schede tecniche (variabili per articolo) contenenti tutte le informazioni tecniche da associare agli articoli presenti nel documento, 5 files generati attraverso altri programmi (es. Word, Excel, Programmi di grafica, ecc.) i quali verranno trattati come allegati nell’invio dei documenti tramite posta elettronica.
Tramite il modulo Toolkit è possibile definire la struttura dei nuovi documenti da gestire e da integrare con il resto dell’ambiente commerciale. Per ogni tipo di documento è possibile specificare diversi tracciati di stampa da utilizzare a seconda delle esigenze e diverse azioni che devono essere eseguite automaticamente durante la realizzazione del documento. Ad esempio è possibile «scatenare» la creazione automatica degli impegni di produzione per ogni impegno inserito. E’ inoltre possibile far sì che automaticamente alla stampa del DDT venga emesso un altro documento contenente le informazioni necessarie al prelievo di magazzino. Il modulo Documenti Commerciali permette la creazione dei documenti di offerta, lettere, circolari e la gestione di documenti specifici non previsti all’interno del programma. Infatti oltre ad emettere Offerte/Preventivi/Lettere/Telefax/ecc., il modulo consente, attraverso un unico programma, di creare e/o modificare tutti i tipi di documenti commerciali previsti e non. E’ possibile definire nuove tipologie di documento con caratteristiche personalizzabili. L’uso di questo modulo e dei documenti gestibili (standard) è condizionato dai moduli installati ed attivati.La flessibilità di questo modulo porta ad una completa gestione di tutti i documenti cartacei dell’azienda e la relativa memorizzazione all’interno di un unico database senza tralasciare le autorizzazioni per utente che condizionano la realizzazione dei documenti e/o la loro consultazione. L’integrazione di questo modulo con i moduli per l’acquisizione ottica, completa la gestione dei documenti ricevuti. Il modulo Vendite offre una soluzione ottima alle problematiche inerenti l’attività commerciale. Il modulo si interfaccia completamente al magazzino, alla contabilità e al modulo Ordini/Impegni permettendo una facile integrazione delle informazioni inserite.
Argomenti disponibili
Basta documenti diversi !!!
Presentare documenti coerenti e formattati correttamente è la chiave…
Gestione Documentale
Il programma raggruppa la gestione di tutti i documenti previsti all’interno dell’azienda in un unico programma di manutenzione. Le informazioni e le funzioni previste variano da documento a documento. Attraverso questo programma è inoltre possibile gestire i documenti personalizzati che non dispongono di una propria icona specifica.
La gestione dei documenti sfrutta completamente la possibilità di duplicare, trasformare ed evadere un documento in un altro documento.
La complessità di queste funzioni consente la realizzazione di legami tra documenti quali ad esempio la possibilità di monitorare le offerte trasformate in impegno, richiamare il dettaglio di un documento direttamente all’interno di un altro documento, riportare i riferimenti in tutta la catena di documenti, ecc..
Un pratico menu in stile Office 2013 consente la scelta dei documenti sulla base dei modelli definiti (anche dall’utente) rendendo particolarmente semplice l’integrazione di nuove tipologie di documenti.
Documenti Browser
E’ il punto di forza del modulo Documenti Commerciali, perché attraverso un comodo programma di interrogazione è possibile visualizzare tutti i documenti emessi. Il programma permette di riepilogare i documenti secondo metodi ben precisi ed organizzarli attraverso una semplice interfaccia composta da due aree: la prima contiene una struttura ad albero (stile gestione risorse) con cartelle e sottocartelle con le informazioni riepilogate e raggruppate, la seconda visualizza i documenti disponibili all’interno di ogni singola cartella. Il programma Documenti Browser include anche la visualizzazione dei contatti e interventi (CRM) e l’elenco degli allestimenti effettuati tramite il comodo configuratore.
In aggiunta, l’integrazione con i moduli di archiviazione ottica, consente la visualizzazione in anteprima del documento acquisito tramite scanner ed il dettaglio registrato automaticamente tramite il modulo OCR.
Di seguito le tipologie di visualizzazione preimpostate:
Riepilogo per tipologia di documento
Il programma visualizza un riepilogo di tutti i documenti gestiti all’interno di IdeaAzienda® e identifica ogni documento con un simbolo di cartella. Per ogni cartella crea un serie di sottocartelle suddivise per anno di emissione del documento ed all’interno suddivise ulteriormente per mese.
In questo modo è possibile visualizzare interamente l’archivio dei documenti emessi.
Riepilogo per Cliente
Il programma visualizza un riepilogo di tutti i clienti/fornitori movimentati all’interno di IdeaAzienda® e identifica ogni cliente/fornitore con un simbolo di cartella. Per ogni cartella crea un serie di sottocartelle suddivise per documento e per anno di emissione. In questo modo è possibile visualizzare la storia di ogni singolo cliente.
Riepilogo per Articolo
Il programma visualizza un riepilogo di tutti gli articoli di magazzino movimentati all’interno di IdeaAzienda® e identifica ogni articolo con un simbolo di cartella. Per ogni cartella crea un serie di sottocartelle suddivise per documento.
In questo modo è possibile visualizzare la storia di ogni singolo articolo e rintracciare velocemente i documenti inseriti.
Riepilogo per Commessa
Il programma visualizza un riepilogo di tutte le commesse utilizzate all’interno di ideaAzienda ed identifica ogni commessa con un simbolo di cartella. Per ogni cartella crea un serie di sottocartelle suddivise per documento.
In questo modo la consultazione dello stato di una commessa e dei documenti che la compongono risulta essere particolarmente veloce e semplice.
Tutte le visualizzazioni vengono effettuate in tempo reale senza dover richiedere tempi d’attesa per l’elaborazione dei dati.
In aggiunta alla parte di visualizzazione, il programma consente la:
- Creazione nuovi documenti;
- Apertura documenti;
- Cancellazione documenti;
- Stampa documenti;
- Ordinamento dei documenti;
- Visualizzazione documenti allegati.
Fatture, Note di Credito, ecc…
Il programma permette l’emissione di Fatture Immediate, Note di Credito, Ricevute Fiscali e Scontrini di vendita con la possibilità di visualizzare, articolo per articolo, il prezzo di listino, gli ultimi prezzi di vendita applicati ed il prezzo concordato con il cliente.
Il programma gestisce l’importazione delle righe da documenti di trasporto già emessi, riportando i riferimenti al documento di origine.
L’ abbinamento ai moduli Ordini/Impegni e Magazzino rende disponibili e altre utili funzioni necessarie per l’integrazione delle informazioni.
Fatturazione Differita
Il programma permette la generazione delle fatture da documenti di trasporto e da ricevute fiscali non incassate.
Oltre alla classica generazione da DDT di vendita IdeaAzienda permette all’utente di fatturare per articolo , di raggruppare o meno i DDT di vendita, di escludere le righe di commento e di fatturare per contratti. I clienti che gestiscono contratti di assistenza, contratti a scalare o formule di fatturazione con periodicità fissa, con la configurazione del modulo Gestione contratti (122) in fase di fatturazione differita avranno la creazione delle fatture suddivise per contratto con tutte le caratteristiche commerciali di riferimento. Oltre alla fatturazione per contratti il sistema può lavorare per fatturazione commessa per chi ha attivo il modulo della produzione (116).
Gestione scadenze ed effetti
Il programma si suddivide in due sottoprogrammi:
Generazione Effetti/Scadenze
Il programma permette la generazione degli effetti (Ricevute Bancarie, Rimesse dirette, Tratte, Vaglia, ecc..) sulla base dei documenti di vendita emessi. E’ possibile generare effetti in prova o in definitiva, permettendo quindi una simulazione di controllo.
Stampa / Esporta Effetti
Consente l’emissione degli effetti generati con il programma di generazione effetti/scadenze. Prima dell’esportazione è comunque possibile (attraverso il programma di gestione delle scadenze) compensare le eventuali note di credito emesse con gli effetti da emettere o inserire effetti in modalità manuale.
E’ inoltre possibile esportare automaticamente tutti gli effetti , selezionare manualmente gli effetti da presentare o in aggiunta selezionare la banca di presentazione sulla base della banca del cliente; selezionare fino al raggiungimento di un determinato importo (riempimento del castelletto) oppure raggruppare per data di scadenza, rendendo di fatto molto semplice l’operazione di presentazione effetti.
Listini di vendita e acquisto
La gestione listini e condizioni di vendita/acquisto è uno strumento flessibile che consente di gestire la problematica dei listini prezzi e dei relativi sconti e maggiorazioni, nonché la problematica inerente le condizioni particolari di vendita applicabili ad un sottoinsieme di prodotti, eventualmente per un intervallo di tempo ristretto (es. promozioni).
Tra le caratteristiche principali troviamo:
Gestione di più listini di base relativi ai prodotti oggetto della vendita/acquisto con la possibilità di definire i listini in funzione del cliente/fornitore, dell’intervallo temporale di validità, della valuta e del tipo di prezzo indicato (IVA compresa o esclusa), delle quantità, dei gruppi merceologici, ecc..;
Possibilità di indicare per ciascun prodotto un prezzo unitario e uno sconto/maggiorazione indipendenti dalla quantità, oppure prezzo e sconti distinti sulla base di scaglioni di quantità venduta. Esiste inoltre la possibilità di specificare il prezzo di ogni singola variante per listino in modo da creare un archivio completo.
Etichettatura dei prodotti
Il programma permette la generazione e la stampa delle etichette prodotto, cliente, imballo, ecc..
E’ possibile utilizzare, come formato, alcuni modelli predefiniti oppure è possibile disegnare a piacere le etichette da utilizzare definendo il formato di stampa, i campi, la posizione e la formattazione desiderata. E’ inoltre possibile inserire codici a barre relativi a qualsiasi campo. Il programma genera etichette da diverse fonti di informazione.
Attraverso l’Editor di Etichette è possibile creare nuovi formati di etichette che potranno essere assegnate direttamente agli articoli, alle varianti, e ad altre informazioni per essere richiamate automaticamente dai programmi di stampa.
Importazione Listini
Il Sistema permette la definizione di modelli per l’importazione dei listini fornitori. E’ possibile importare facilmente qualsiasi informazione e da qualsiasi supporto magnetico.
Inoltre il programma di configurazione dei listini consente la definizione di ulteriori parametri, quale la codifica dei prodotti con un precodice, l’aggiornamento automatico dei listini di vendita, la creazione di sconti in base alla famiglia di appartenenza, ecc..
Oltre ai formati standard di testo, CSV, Excel, database è prevista l’importazione dei listini secondo lo standard METEL.